Jaarrekening
Elk jaar een kadernota, elk jaar een vaststelling van jaarrekening en jaarverslag en een (meerjaren) begroting, met tussendoor nog enkele rapportagemomenten. Voor je het weet is het jaar weer om en begint het hele circus weer van voren af aan. Is dit wel zo hard nodig? Wat is de meerwaarde van dit alles? Verspillen wij niet veel tijd en energie aan wat in de praktijk niet meer dan en soort jaarlijkse rituele dans is? Dit zijn vragen die al langer bij mij naar boven komen.
Ambtelijk wordt enorm veel werk verricht om de informatiecyclus te voeden. Dat is zeker. Toppunt van waanzin is dat, als het ene stuk bestuurlijk wordt besproken, men alweer druk bezig is met het produceren van het volgende. De neiging is de documenten zo volledig mogelijk te maken. Helaas werkt dit juist de onoverzichtelijkheid in de hand en hindert het zelfs de sturing. Als ergens de informatieparadox optreedt, dan is het wel in deze P&C-cyclus. De hoofdoorzaak hiervan is dat P&C-produkten een mix zijn van stuurinformatie op doelen en resultaten, bedrijfsvoeringinformatie en externe verantwoordingsinformatie conform de regelgeving. Dat zou m.i. anders moeten: beperktere informatie, maar wel to the point; kortere doorlooptijden en minder overlappingen. Er zou veel op bespaard worden. Vereenvoudiging tot in de essentie leidt niet alleen tot een besparing, maar ook tot betere sturingsinformatie.
Het bovenstaande is niet nieuw en het belang wordt breed onderkend. Diverse auteurs hebben de afgelopen jaren gepubliceerd over het optimaliseren van de P&C-functie. Puts en Aardeman zijn wel de bekendsten. Aardema spreekt zelfs van een control die velen ‘tot last’ is. Hij pleit voor het terugdringen van het aantal plannen en rapportages, het uitfilteren van herhalingen en het korter, leesbaarder en bruikbaarder maken van teksten als belangrijke elementen. In het blad van de BNG wordt gepleit voor een meer fundamentele verandering van het P&C-instrumentarium. Sturing op doelen en resultaten moet centraal worden gesteld en niet meer verweven worden met externe verantwoordingsinformatie en informatie over de bedrijfsvoering. Vereenvoudiging leidt volgens BNG in de essentie leidt niet alleen tot een besparing, maar vooral ook tot betere sturingsinformatie. Zo zou b.v.de jaarrekening teruggebracht kunnen worden tot haar essentie: de financiële verantwoording over het afgelopen jaar, met als belangrijk bespreekpunt de bestemming of afdekking van het rekeningsaldo.
Op raadsniveau is de essentie of er beleidsinhoudelijke, dan wel financiële afwijkingen zijn of dreigen. De actieve informatieplicht vereist dat het college de raad direct informeert, maar één vast rapportagemoment is daarnaast aan te bevelen. Als er halverwege het jaar gerapporteerd wordt, leidt dat tot zinvolle informatie op een moment dat de raad nog daadwerkelijk kan bijsturen. De begrotingsuitvoering bestaat voor ongeveer 95 procent uit reguliere activiteiten. Dit kan, zo lang er geen essentiële afwijkingen aan de orde zijn, worden overgelaten aan de ambtelijke organisatie.
Een jaar is zomaar om en dan wordt de cyclus weer herhaald. In een raadsperiode betekent dat vier keer een kadernota, een jaarrekening en een begroting. Met iedere keer weer een min of meer uitvoerige bestuurlijke behandeling daar omheen. Waarom doen we dit? Op dit punt is nog een volgende stap mogelijk. De zittingsperiode van een gemeenteraad is vier jaar. Waarom zouden we dan ook niet meer vanuit een vierjarencyclus denken? Aan het begin van een raadsperiode wordt een coalitieakkoord gemaakt. Dat is in feite het kaderstellende stuk voor de komende vier jaar, waarop politiek gestuurd moet worden. Voorwaarde voor deze politieke sturing is dat er duidelijke doelstellingen en een beperkte set van indicatoren worden opgenomen. Het coalitieakkoord vindt zijn financiële vertaling in de eerste (meerjaren)begroting. Deze verdient een degelijke behandeling en is maatgevend voor de komende jaren. De begrotingen van de drie jaren daarna krijgen meer het karakter van jaarlijkse bijstellingen.
In de tussenberichten wordt gerapporteerd over de financiële én inhoudelijke voortgang. Dit kan teruggebracht worden naar één formele (zomer)rapportage, die verschijnt op een moment dat nog beïnvloeding mogelijk is. De tussenrapportage legt verantwoording af over een behoorlijk deel van de begrotingsuitvoering van dat jaar. Zo wordt de raad effectief geïnformeerd over de voortgang en worden noodzakelijke bijstellingen in de verwachte uitkomsten tijdig gemeld.
Veel is daarbij afhankelijk van de discipline van de gemeenteraad zelf. Door deze opzet verschuift de bestuurlijke aandacht van de financiële cyclus, naar meer inhoudelijke zaken en dat zou precies de bedoeling moeten zijn. P&C moet immers ondersteunend zijn aan het primaire proces. De commissie Sturend Laarbeek zou hier eens naar moeten kijken.
Voor reactie mail naar wphvanosch@onsbrabantnet.nl of bel 06 53627185